ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง

          ภาระงานอันหนักประการหนึ่งของการจัดการสินค้าคงคลัง คือ การลงบัญชีและตรวจนับสินค้าคงคลัง เพราะแต่ละธุรกิจจะมีสินค้าคงคลังหลายชนิด แต่ละชนิดอาจมีความหลากหลาย เช่น ขนาดรูปถ่ายสีผ้า ซึ่งทำให้การนับสินค้าคงคลังต้องใช้พนักงานจำนวนมากเพื่อให้ได้จำนวนที่ถูกต้องภายใต้ระยะเวลาที่กำหนด เพื่อที่จะได้รับทราบว่าชนิดสินค้าคงคลังที่เริ่มขาดมือต้องซื้อมาเพิ่ม และปริมาณการซื้อที่เหมาะสม ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีอยู่ 4 วิธี

         ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Continuous Inventory System) เป็นระบบสินค้าคงคลังที่มีวิธีการลงบัญชีทุกครั้งที่มีการรับและจ่ายของ ทำให้บัญชีคุมยอดแสดงยอดคงเหลือที่แท้จริงของสินค้าคงคลังอยู่เสมอ ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการควบคุมสินค้าคงคลังรายการที่สำคัญที่ปล่อยให้ขาดมือไม่ได้แต่ระบบนี้เป็นวิธีที่มีค่าใช้จ่ายด้านงานเอกสารค่อนข้างสูง และต้องใช้พนักงานจำนวนมากจึงดูแลการรับจ่ายได้ทั่วถึง ปัจจุบันสำนักงานและบัญชีสามารถช่วยแก้ปัญหาข้อนี้ได้คือโดยการใช้รหัสแท่ง      (Bar Code) หรือรหัสสากลสำหรับผลิตภัณฑ์ติดบนสินค้าแล้วใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง (Laser Scanner)     ซึ้งวิธีนี้มีความถูกต้องและแม่นยำแล้วยังสามารถใช้เป็นฐานข้อมูลของการจัดการสินค้าคงคลังในซัพพลายเชนของสินค้าอีกด้วย

          ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System) เป็นระบบสินค้าคงคลังที่มีวิธีการลงบัญชีเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น เช่นตรวจนับและลงบัญชีทุกปลายสัปดาห์เดือน เมื่อของถูกเบิกไปก็จะมีการสั่งซื้อเข้ามาเติมให้เต็มระดับที่ตั้งไว้ ระบบนี้เหมาะกับสินค้าที่มีการสั่งซื้อ และเบิกใช้เป็นช่วงเวลาที่แน่นอน เช่น ร้่นขายหนังสือของซีเอ็ดจะมีการสำรวจยอดหนังสือในแต่ละวัน และสรุปยอดตอนสิ้นเดือน เพื่อดูปริมาณหนังสือคงค้างในร้านและคลังสินค้า ยอดหนังสือที่ต้องเตรียมจัดส่งให้แก่ร้านตามที่ต้องการซื้อ

          โดยทั่วไปแล้ว ระบบสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวดมักจะมีระดับสินค้าคงคลังคงเหลือสูงกว่าระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง เพราะจะมีการเผื่อสำรองไว้ก่อนล่วงหน้าบ้าง และระบบนี้จะทำให้มีการปรับปริมาณการสั่งซื้อใหม่ การเลือกใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง และระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด มีข้อดีแต่ละแบบดังนี้ 

          ข้อดีของระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง

     -มีสินค้าคงคลังเผื่อขาดมือน้อยกว่า โดนจะเผื่อสินค้าไว้เฉพาะช่วงเวลาคอยเท่านั้น

     -ใช้จำนวนการสั่งซื้อคงที่ซึ้งจะทำให้ได้ส่วนลดปริมาณได้ง่าย

     -สามารถตรวจสินค้าคงคลังแต่ละวันอย่างอิสระ และเจาะจงเข้มงวดเฉพาะรายการที่มีราคาแพงได้

      

          ข้อดีของระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด

     -ใช้เวลาน้อยกว่าละเสียค่าใช้จ่ายในการควบคุมน้อยกว่าระบบต่อเนื่อง

     -เหมาะกับการสั่งซื้อของจากผู้ขายรายเดียวกัน และสั่งซื้อหลายชนิด เพราะจะได้ลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสาร ลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ และสะดวกต่อการนับยิ่งขึ้น

     -ค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูลสินค้าคงคลังต่ำกว่า

          ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC) ระบบนี้เป็นวิธีการจำแนกสินค้าคงคลัง ออกเป็นแต่ละประเภทโดยพิจารณาปริมาณและมูลค่าของสินค้าคงคลังแต่ละรายการเป็นเกณฑ์เพื่อลดภาระในการดูแล ตรวจนับ และควบคุมสินค้าคงคลังที่มีอยู่มากมาย ซึ้งถ้าควบคุมทุกรายการอย่างเข้มงวดเท่าเทียมกัน จะเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็น เพราะบรรดาสินค้าคงคลังทั้งหลายของแต่ละธุรกิจมักจะเป็นไปตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้

          กลุ่ม A เป็นสินค้าคงคลังที่มีปริมาณน้อย (5-15% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด) แต่มีมูลค่ารวมค่อนข้างสูง (70-80% ขอลมูลค่าทั้งหมด)

          กลุ่ม B เป็นสินค้าคงคลังที่มีปริมาณปานกลาง (30% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด) และมีมูลค่ารวมปานกลาง (15% ของมูลค่าทั้งหมด)

          กลุ่ม C เป็นสินค้าคงคลังที่มีปริมาณมาก (50-60% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด) แต่มีมูลค่ารวมค่อนข้างต่ำ (5-10% ของมูลค่าทั้งหมด)

     การจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี จะทำให้การควบคุมสินค้าคงคลังแตกต่างดังต่อไปนี้

          กลุ่ม A ควบคุมอย่างเข้มงวดมาก ด้วยการลงบัญชีทุกครั้งที่มีการรับจ่าย และมีการจรวจนับ

          กลุ่ม B ควบคุมอย่างเข้มปานกลาง ด้วยการลงบัญชีคุมยอดบันทึกเสมอเช่นเดียวกับ A

          กลุ่ม C ไม่มีการจดบันทึกหรือมีก็เพียงเล็กน้อย สินค้าคงคลังประเภทนี้จะวางใหหยิบใช้ได้ตามสะดวก

          การตรวจนับจำนวนสินค้าคงคลัง เป็นการตรวจนับสินค้าเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสินค้าที่มีอยู่จริง และในบัญชีตรงกัน มีหลายวิธีดังนี้

          1.วิธีปิดบัญชีตรวจนับ คือเลือกวันใดวันหนึ่งที่จะทำการปิดบัญชีแล้วห้ามมิให้มีการเบิกจ่ายเพิ่มเติม หรือเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลังทุกรายการ โดยต้องหยุดการซื้อ-ขายตามปกติ แล้วตรวจนับของทั้งหมด วิธีนี้จะแสดงมูลค่าของสินค่าคงคลัง ณ วันที่ตรวจนับได้อย่างเที่ยงตรง แต่ก็ทำให้เสียรายได้ในวันที่ตรวจนับของ

          2.วิธีเวียนตรวจนับ (Cycle Counting) จะปิดการเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลังเป็นส่วนๆเพื่อตรวจนับ เมื่อส่วนใดตรวจนับเสร็จก็เปิดการขายหรือเบิกจ่ายได้ตามปกติ และปิดแผนกอื่นตรวจนับต่อไปจนคีบทุกแผนก วิธีนี้จะไม่เสียรายได้จากการขายแต่โอกาสที่จะคลาดเคลื่อนมีสูง

แหล่งสืบค้นข้อมูล : ดร.คำนาย อภิปรัชญาสกุล.//(2556).//ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง.//7 ธันวาคม 2561,  /จาก/การจัดการคลังสินค้าและการกระจายสินค้า